Grabación de Comprobantes

RUTA MODULO CONTABILIDAD COMPROBANTES GRABACIÓN DE COMPROBANTES.

 Las operaciones o transacciones que se realizan en los negocios están respaldadas por un comprobante, de acuerdo con la naturaleza de estas. Por ello, la contabilidad requiere crear sus propios comprobantes que le permitan registrar en forma adecuada, clara y concisa la cuenta y la razón de esas operaciones.

Los comprobantes se pueden encontrar en cuatro estados:

Grabado (G): Indica que el comprobante ya ha sido ingresado al sistema a través del módulo de Contabilidad, pero aún no se ha asentado, por lo tanto, no ha afectado los saldos contables.

Asentado (A): Indica que el comprobante ha sido asentado en el módulo de Contabilidad, por lo tanto, ya ha afectado los saldos contables.

Grabado por Interfaz (J): Indica que el comprobante ha sido grabado desde otra aplicación que hace interfaz con el módulo de Contabilidad.

Asentado por Interfaz (I): Indica que el comprobante ha sido asentado desde otra aplicación que a la vez hace interfaz con el módulo de Contabilidad, por lo tanto, ya se han afectado los saldos contables.

Si el usuario desea ingresar un comprobante por medio de este módulo, deberá seguir las siguientes instrucciones:

Si el usuario desea ingresar un comprobante por medio de este módulo, deberá seguir las siguientes instrucciones:

1.       Periodo: año y mes

2.       Fecha del Comprobante: día mes y año.

3.       Clase Contable: correspondiente al comprobante, cuyo campo tiene lista de valores.

4.       Consecutivo: se genera de forma automática.

5.       Estado: indica los estados mencionados anteriormente.

6.       Comprobante: numero que se genera de forma automática.

7.       Responsable: Usuario que genera el comprobante.

8.       Descripción del comprobante.

 

Ya agregados los datos básicos del comprobante, Ingresamos para cada cuenta que conforma el comprobante los siguientes datos:

1. Código y nombre de la cuenta Contable, cuyo campo tiene lista de valores.
2. Valor Débito o Crédito: se debe tener en cuenta que la total de la columna Debito debe ser igual que en la Columna Crédito para que la diferencia (Debito/Crédito) sea cero, si en el campo (Dif.$) hay un valor de diferencia el comprobante no se podrá guardar
3. Centro de costos: (si es requerido), cuyo campo tiene lista de valores;
4. fecha en que fue realizado el ingreso de la cuenta, en cuyo campo aparecerá la fecha del día, pero puede ser modificada;
5. Requerimientos asociados a cada cuenta, teniendo en cuenta que si se va a ingresar el nit usando la lista de valores.
6. Descripción.

Cada cuenta que conforma el comprobante está asociada a un registro, por lo tanto, si el comprobante se conforma de muchas cuentas y el usuario desea ir a un registro determinado, sólo debe hacer  clic  en el botón [IR A...], con lo cual aparecerá la ventana en donde deberá ingresar el número del registro al cual desea dirigirse y luego hacer clic en ACEPTAR, con lo cual inmediatamente se encontrará en dicho registro.

Si el usuario desea ingresar una cuenta, cuyos datos son iguales o similares a otro registro ya ingresado, se puede evitar el trabajo de repetir otra vez los datos, con sólo marcar el registro indicado y hacer clic en el botón [DUPLICAR REGISTRO], para que dicho registro sea duplicado.

 Una vez ingresados todos los datos de dicho comprobante, se debe hacer clic en el icono GRABAR, con lo cual dicho comprobante quedará en estado Grabado (G).

Otra función de esta forma es que permite asentar los comprobantes en estado Grabado(G). Para esto, el usuario en el momento en que ingresa el comprobante y  ya lo ha grabado, puede hacer clic en [ASENTAR], con lo cual el comprobante quedará inmediatamente en estado Asentado (A). Si el comprobante ya fue grabado anteriormente sólo debe realizar la consulta respectiva y luego asentarlo de igual manera.

Si el usuario desea consultar un comprobante en estado Grabado (G), sólo se debe hacer clic en el icono BUSCAR REGISTROS.